25 Jahre Promonotes: Die haften für Ihre Kunden

1994 gegründet, hat sich Promonotes als Hersteller von individuellen Haftnotizen und Notizbüchern im europäischen Werbeartikelmarkt einen Namen gemacht. Dank der eigenen Produktionsanlagen nahe Posen ist es möglich, Sonderanfertigungen binnen drei Wochen zu realisieren – bei kleinen Stückzahlen, zu günstigen Preisen und in hochwertiger Qualität. Eine konsequent auf den Werbeartikelhandel als „Außendienst“ ausgerichtete Vertriebspolitik hat das Wachstum auch im von Quickborn aus betreuten deutschen Werbeartikelmarkt befördert.

Für Promonotes gibt’s 2019 gleich ein doppeltes Jubiläum zu feiern: Vor 25 Jahren wurde das Unternehmen gegründet, seit fünf Jahren existiert zudem mit der Promonotes GmbH ein deutscher Ableger. „Als Promonotes vor 25 Jahren gestartet ist, hat man mit einem kleinen Team und einem einfachen Maschinenpark begonnen. Heute zählen wir europaweit zu den stärksten Anbietern im Segment Werbeartikel aus Papier. Allein in den fünf Jahren, seitdem ich bei Promonotes bin, hat sich enorm viel verändert“, konstatiert Gerrit Bruns, Geschäftsführer des Deutschlandbüros und als ehemaliger Vertriebsleiter der Notes GmbH ein ausgewiesener Branchenkenner und Haftnotiz- und Papierexperte. „Die Bandbreite unserer Produkte hat sich vervielfacht, die Mitarbeiterzahl ist gestiegen, und der Maschinenpark ist von rund 40 Maschinen in 2014 auf mehr als 60 Maschinen ausgebaut worden. Wir verfügen über modernes Equipment, das uns in die Lage versetzt, komplett individuelle Produkte auf sehr hohem Qualitätsniveau zu fertigen.“

Verantwortlich für die Entwicklung zeichnet Jakub Rawecki, geschäftsführender Gesellschafter und Sohn des Promonotes-Gründers und -Eigners Kristoffer Rawecki, der mittlerweile in Schweden lebt. Seit der Gründung in 1994 – mitten in der Aufbruchsstimmung Polens nach dem Fall des Eisernen Vorhangs – ist Promonotes komplett in Familienhand geblieben und unabhängig von externen Geldgebern. Die Unternehmenspolitik ist auf langfristigen Erfolg, nachhaltiges und gesundes Wachstum sowie größtmögliche Flexibilität ausgerichtet, Gewinne werden häufig unmittelbar reinvestiert, um die permanente Weiterentwicklung voranzutreiben. Engagement, Leidenschaft und das Verfolgen der eigenen Mission in der täglichen Arbeit haben sich die Polen auf die Fahnen geschrieben.

Herstellerkompetenz

Promonotes versteht sich dabei weniger als Lieferant von Standardartikeln, sondern vielmehr als Hersteller individuell gefertigter Haftnotizen und Notizbücher. „Wir branden unsere Produkte nicht nur im Kundennamen, sondern kreieren zusammen mit den Kunden komplett neue Artikel“, beschreibt Mattheus Kondraciewicz, seit dem 1. November 2018 Key Account Manager der deutschen Niederlassung den Ansatz des Erfolgsrezepts. „Wir liefern haptische Medien, die die DNA eines werbenden Unternehmens auf ganz spezielle Weise transportieren können“, ergänzt Bruns. „Das ist nur möglich, weil wir über eine eigene Produktion verfügen, auf die wir permanenten Zugriff haben – etwas, was uns von vielen Wettbewerbern maßgeblich unterscheidet.“ Rund 150 Personen arbeiten dauerhaft für Promonotes, in Spitzenzeiten sind es mit den Saisonarbeitern sogar um die 200. Für ein „innerbetrieblich vernünftiges Klima“ – so Bruns – spricht nicht zuletzt, dass viele der Mitarbeiter schon seit vielen Jahren bei den Polen angestellt sind. Dementsprechend groß ist das Know-how in den verschiedenen Produktions- und Individualisierungsverfahren. Und dank der täglichen Erfahrungen wächst dieses Expertenwissen immer weiter an.

Die Produktions- und Druckanlagen befinden sich auf einem 11.000 m² großen Gelände am Hauptsitz in Suchy-Las – einer Kleinstadt 10 km nördlich von Posen, die über die Autobahn hervorragend an Deutschland, Mittel- und Westeuropa angebunden ist. Berlin z.B. wird innerhalb von drei Stunden erreicht, sodass Promonotes auch mit kurzen Lieferzeiten punkten kann. „Innerhalb von Deutschland liefern wir Sonderanfertigungen in weniger als drei Wochen nach Druckfreigabe aus“, berichtet Kondraciewicz.

Maximal individuell

Was alles möglich ist, zeigt u.a. der Promonotes-Katalog 2019. Das 64 Seiten starke Werk versteht sich mehr als Inspirationsquelle denn als Orderwerkzeug, der Fantasie sind wenig Grenzen gesetzt. Eine der einfachsten Gestaltungsoptionen ist die Wahl des bevorzugten Formats: „Wir haben auch schon Haftnotizen im DIN A3-Format realisiert“, so Kondraciewicz, „ungewöhnlich, aber enorm aufmerksamkeitsstark.“ (Haft-)Notizblöcke können auch in Form gestanzt werden, bei Büchern ist das grundsätzlich ebenfalls möglich, allerdings aufgrund der Buchbindung schwierig. Viel Variantenreichtum bieten die Einbandmaterialien, die für Kombi-Sets (Haftnotizen mit Pagemarkern) und die Notizbücher zur Verfügung stehen. „Zu unserer Standardpalette gehören Karton, Buchcover, Filzumschläge, Lederimitate in Softund Hardcoverausführung, edles Leinen, feine Seide, PVC mit Metallic-Struktur u.v.m.“, erläutert Kondraciewicz. „Zudem können wir über unseren Einkauf nahezu sämtliche gewünschte Materialien für die Einbände beziehen. Wenn ein Autohersteller z.B. ein bestimmtes Leder oder ein Textilunternehmen einen bestimmten Stoff will, der zu seinem Unternehmen passt, ist das je nach Material auch realisierbar.“ Ganze Kollektionen von spezifisch hergestellten Papierprodukten können werbende Unternehmen so zusammenstellen.

Zusätzlich zu den Einbänden gibt es zahlreiche weitere Individualisierungsoptionen bei den Notizbüchern: Ob rund oder eckig, ob liniert, kariert blanko oder wie häufig mit Kundenlogo und in Kundenfarben auf den Einzelseiten, ob perforiert oder mit Löchern versehen – werbende Unternehmen erhalten ihr Buch nach Wunsch und können zahlreiche weitere Details bestimmen, angefangen von der Dicke der Verschlussbänder über die Art und Größe des Stifthalters sowie der Farbe der Stiftschlaufen, Lesebänder und Kapitalbänder bis hin zum Farbschnitt, der auf Wunsch auch in Gold oder Silber erfolgen kann. Zur Für die Mindnotes®-Produkte mit in Gold und Silber realisierbarem Softtouch-Umschlag erhielt Promonotes in diesem Jahr erstmals den Promotional Gift Award. Farbschnitt, Leseband und Stiftschlaufe lassen sich der Farbe des Einbandmaterials anpassen. Auch die Individualisierungsmöglichkeiten im Innenteil sind mit u.a. Vor- und Nachsatz, optionaler Tasche oder mit Firmenlogo bedruckbaren Einzelseiten enorm. Übermittlung weiterführender Botschaften bietet sich die Integration eines Vor- oder Nachsatzes bzw. die Einbettung von Werbeseiten an beliebiger Stelle im Buch an. In letzter Konsequenz ist es sogar möglich, jede Einzelseite individuell zu gestalten. Auf diese Weise sind bereits Arbeitsbücher für Mitarbeiter entstanden, die auf jeder Seite neue Informationen bieten.

„Solche Kommunikationstools, deren Wirkung weit über das gewöhnliche Maß von Standard-Werbeartikeln hinausgeht, können nur im vertrauensvollen, kreativen Zusammenspiel zwischen uns, Händlern und ihren Kunden entstehen“, so Bruns. „Wir wollen bei Verkaufsgesprächen zunächst wissen, welche Ziele der Händler und sein Kunde verfolgen, und entwickeln dann ganz spezifische Vorschläge. Individuelle Lösungen, wie wir sie anbieten, lassen sich nicht über Preislisten oder im Online-Shop adäquat darstellen. Daher steht für uns der beratende Ansatz im Vordergrund. Wir sehen uns in Bezug auf die Herstellung von Papierprodukten als eine Art Wikipedia für die Händler. Das bedeutet aber auch, dass man Aufträge schon einmal ablehnen muss, weil sie wirtschaftlich nicht darstellbar sind.“

Hohe Qualität

Ziel ist stets die maximale Individualisierung auf größtmöglichem produktionstechnischen Niveau. Dank hoher Automatisierungsprozesse sind nicht nur die bereits angesprochenen kurzen Lieferzeiten, sondern auch die geringen Mindestbestellmengen ein Plus im Wettbewerb: Viele Artikel werden in Stückzahlen ab 250 Stück produziert, manchmal sind auch Größenordnungen von 100 Stück möglich. Auch die Preise bewegen sich auf moderatem Niveau: „Wir sind nicht die billigsten, sondern die preiswertesten“, konstatiert Bruns. „Zu unserem Markteintritt sind wir als Preisführer gestartet. Mittlerweile beanspruchen wir, auch zu den Qualitätsführern in unserem Produktsegment zu gehören.“ Promonotes ist Mitglied im Club of Notes – einem internationalen Zusammenschluss von Lieferanten bedruckter Haftnotizen im Bereich Werbeartikel. Die Club of Notes-Mitglieder beziehen ihr Ausgangsmaterial – vorbeschichtetes Papier mit wasserbasiertem, lösungsmittelfreiem Kleber – einem namhaften Hersteller aus dem 3M-Wettbewerb, dessen Ursprung die alte Beiersdorf-Produktion war. „Die Herstellung von Haftpapier ist ein enorm aufwendiger Vorgang – wir sind froh, auf die Kompetenz eines sehr erfahrenen und versierten Herstellers zurückgreifen zu können“, betont Bruns. Die Produktion erfolgt unter hohen Umweltstandards. Für Anwender, die ein besonderes Augenmerk auf den Aspekt der Nachhaltigkeit legen, ist es auch möglich, Haftnotizen aus FSCzertifizierten Rohstoffen herzustellen. Noch einen Schritt weiter gehen umweltbewusste Unternehmen, die auf Artikel aus Recycling-Papier setzen: Promonotes bietet diesbezüglich auch Produkte an, die mit dem blauen Engel zertifiziert worden sind – ein Label, das nur unter strengen Auflagen vergeben wird.

Zum hohen Qualitätsanspruch passt, dass die Promonotes-Notizbücher unter einer eingetragenen Marke vertrieben werden. Die offensive Vermarktung der Mindnotes® startete erst, nachdem die Produktion eingespielt war und erste Erfahrungen im Umgang mit möglichen Problemstellungen vorhanden waren. Heute sind die Mindnotes ® – nicht zuletzt angesichts des anhaltenden Notizbücher-Booms – ein wachsender Bereich, der einen immer größeren Stellenwert im Unternehmen einnimmt. Für die Modelle mit dem Softtouch-Material Verona, das auch in Gold und Silber darstellbar ist, erhielt Promonotes in diesem Jahr übrigens erstmals in der Unternehmensgeschichte den renommierten Promotional Gift Award: Die Jury lobte neben den zahlreichen Individualisierungsmöglichkeiten – u.a. Folienprägungen in Blattgoldanmutung – nicht zuletzt die optischen und haptischen Qualitäten der Bücher.

Beim Händler glänzen

Gute Qualität, günstige Preise, schnelle Lieferzeiten, kleine Stückzahlen – all das sind gute Argumente für Promonotes. Dennoch ist es nicht selbstverständlich für ein polnisches Unternehmen im deutschen Markt Fuß zu fassen – schon gar nicht in einem Business wie der Werbeartikelbranche, die immer noch sehr personenbezogen agiert. Daher war die Entscheidung, 2014 eine eigene GmbH in Deutschland zu eröffnen – bis heute die einzige echte Promonotes-Tochter – ein wegweisender Schritt für die Expansion in Deutschland. Unter der Leitung von Gerrit Bruns gelang es, die Marktanteile in Deutschland Stück für Stück zu erhöhen, und zwar mit einer strikt an den Bedürfnissen des Werbeartikelhandels ausgerichteten Politik. „Der Handel ist unser Außendienst, umso größer ist unser Interesse, dass der Händler gutes Geld mit unseren Produkten verdient. Nur so wird er auch später gerne bei uns ordern. Daher kalkulieren wir auch bei jedem Auftrag nur mit unseren tatsächlichen Herstellungspreisen“, betont Bruns. Kondraciewicz ergänzt: „Kurzfristige Erfolge sind schön, aber nicht alles. Es geht uns darum, langfristige und nachhaltige Beziehungen aufzubauen. Wir wollen mit guter Arbeit beim Händler glänzen und Versprechen, die wir abgeben, auch halten.“ Kondraciewicz ist seit gut einem halben Jahr für Promonotes aktiv und betreut Großkunden in ganz Deutschland. Mit seinen Erfahrungen bei Richartz, mcs und Gemaco verfügt er über viel Know-how im Werbeartikelmarkt. Zudem spricht er fließend polnisch, was Absprachen mit der polnischen Zentrale und Produktion deutlich vereinfacht.

Der Key Account Manager ist nur eine von mehreren Verstärkungen für die Promonotes GmbH. „Ab dem 1. Juni werden insgesamt neun Mitarbeiter für den deutschen Markt zuständig sein“, berichtet Bruns. „Die Aufstockung des Personals ist nötig, um das Wachstum, das wir im deutschen Markt erwirtschaften, adäquat bedienen zu können.“ Zum 25-jährigen Jubiläum stehen die Zeichen aber auch bei der polnischen Mutter auf weitere Expansion. Kunden in ganz Europa werden mittlerweile von Suchy-Las aus beliefert. Dass sich die Polen nicht nur in ihrem Heimatland und in Deutschland, sondern auch in Märkten wie Frankreich, Italien, Spanien und der Schweiz trotz namhafter Konkurrenz gut behaupten, spricht gleichermaßen für ihre Produkte wie für das acht Sprachen beherrschende Sales-Team. Und für die Zukunft ist auch bereits vorgesorgt: Jüngst konnte eine 60.000 m² große Fläche erworben werden, auf der der erwartete notwendige Ausbau der Produktionskapazitäten erfolgen soll. Es hat den Anschein, als sei Promonotes auch für die kommenden 25 Jahre gut gerüstet.

// Mischa Delbrouck

Bildquelle: Promonotes