Ab dem 27. November 2020 müssen Rechnungen an öffentliche Einrichtungen des Bundes in dem digitalen und maschinenlesbaren Format XRechnung vorliegen. Die XRechnung ist ein XML-basiertes semantisches Datenmodell, das als neuer nationaler Standard für elektronische Rechnungen gilt. Das Format entspricht der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931) und setzt damit die im April 2014 vom Europäischen Parlament und dem Rat der Europäischen Union verabschiedete EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen um. Während Lieferanten des Bundes ab dem 27. November 2020 verpflichtet sind, die Rechnungsstellung im Rahmen öffentlicher Aufträge in elektronischer Form vorzunehmen, gelten in den einzelnen Bundesländern z.T. abweichende Regelungen.
Durch die Umstellung sollen künftig alle relevanten Rechnungsdaten automatisch weiterverarbeitet werden können. Papier- oder PDF-Rechnungen werden von öffentlichen Verwaltungen und Behörden nicht mehr akzeptiert.
Unternehmen wie z.B. Offene Systeme Software! haben bereits auf den neuen Standard reagiert: Der in der Werbeartikelbranche tätige Schwetzinger IT-Spezialist versorgt sämtliche Nutzer seines Warenwirtschaftssystems KS1 mit einem automatischen Online-Update, sodass zukünftig Rechnungen im Format XRechnung gestellt werden können.
